4 Mẹo Nhỏ Google Sheet Dân Văn Phòng Không Nên Bỏ Qua

4 MẸO NHỎ GOOGLE SHEET, DÂN VĂN PHÒNG KHÔNG THỂ BỎ QUA

Với những tính năng tương tự như Excel của Microsoft. Tuy nhiên với khả năng chia sẻ và đồng làm việc trực tuyến của mình, Google sheet đang là một công cụ tuyệt vời phục vụ cho rất nhiều công việc khác nhau. Và để giúp mọi người làm chủ công cụ này, khai thác tối đa khả năng của nó, bạn không nên bỏ qua 4 mẹo tuy nhỏ nhưng cực kỳ hữu hiệu này.

1. Giới hạn quyền truy cập của người dùng

Chức năng “Chia sẻ” của Google Sheet là một chức năng tuyệt vời khi nó có thể giúp chúng ta chia sẻ dữ liệu cho đồng nghiệp, bạn bè một cách nhanh chóng, chính xác. Đồng tương tác với bảng dữ liệu ở nhiều nơi cùng một thời điểm, giúp nâng cao hiệu xuất làm việc. Tuy nhiên, với nhiều lý do khác nhau, bạn chỉ muốn chia sẻ bảng tính cho người khác trong một khoảng thời gian nhất định; cho phép họ chỉnh sửa nội dung bên trong hay chỉ được phép xem mà không thể thay đổi bất cứ thứ gì bên trong bảng tính. Đừng lo, Google Sheet hoàn toàn có thể giúp bạn làm điều đó một cách dễ dàng chỉ với 3 bước set up như sau

• B1: Nhấp vào nút “chia sẻ” bên góc phải bảng tính
• B2: Chọn một trong các tuỳ chọn: người xem, người nhận xét, người chỉnh sửa
• B3: Sao chép liên kết và gửi nó cho người phụ trách

2. Cài đặt thông báo khi ai đó thay đổi nội dung trên bảng tính

Chức năng này sẽ giúp bạn theo dõi quá trình làm việc của nhân viên, đối tác một cách nhanh chóng, hiệu quả bằng cách bật thông báo qua email hoặc nhận email thống kê các thay đổi mỗi ngày. Hơn nữa, nó còn có thể giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra các thay đổi tiêu cực như chỉnh sửa trái phép tài liệu của bạn. Để bật thông báo theo dõi, các bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

• B1. Mở một bảng tính trong Google Trang tính trên máy tính.
• B2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào phần Công cụ => Quy tắc thông báo.
• B3. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn "thời gian" mà bạn muốn nhận thông báo. Thông báo cho bạn khi:
• Mọi thay đổi được thực hiện: Đặt thông báo khi có người thực hiện thay đổi đối với bảng tính.
• Người dùng gửi biểu mẫu: Đặt thông báo khi ai đó điền vào biểu mẫu.Trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn "tần suất" bạn muốn nhận thông báo.
• B4. Thông báo cho bạn bằng: Email – thông báo hàng ngày: Gửi bản tóm tắt hàng ngày về tất cả các thay đổi. Email – ngay lập tức: Gửi email về mọi thay đổi.
• B5. Nhấp vào phần Lưu

3. Giao việc cho từng người trực tiếp trên bảng tính

Nếu bảng tính của bạn là một bảng chứa nội dung đơn giản thì không có gì để nói. Nhưng nếu đó là một bảng tính lớn, có tính phưc tạp cao, bạn cần một cách phân chia công việc mới để đảm bảo giao đúng việc cho đúng người một cách chính xác và hiệu quả.
Ví dụ bạn lên một bảng kế hoạch chung cho toàn bộ phòng Marketing trong vòng một tháng, một quý… Ở đó sẽ có các công việc của nhân viên thiết kế, nhân viên viết nội dung, nhân viên PR, nhân viên tối ưu quảng cáo...Bạn không thể chia sẻ cả bảng tính cho tất cả mọi người và để họ tự tìm và thực hiện các công việc của mình. Bạn cũng không thể chia bảng tính ra thành các bảng tính nhỏ hơn vì điều đó tiêu tốn rất nhiều thời gian mà hiệu quả lại không cao. Vậy giải pháp là gì?

Đừng lo lắng, Google sheet được trang bị chức năng có thể giúp bạn làm điều này một cách hiệu quả hơn. Đó chính là chức năng nhắc tên tại mỗi ô nội dung trong bảng tính thông qua chức năng “thêm nhận xét”

Cụ thể, tại một công việc cụ thể, bạn có thể thêm nhận xét cho nó và với cú pháp “@email-người-nhận” bạn có thể dễ dàng giao việc đó cho đúng người.
Sau khi bạn giao việc, người nhận cũng sẽ nhận được một email về nhiệm vụ cần làm.
Sau khi mở email ra, họ sẽ nhìn thấy chính xác công việc được chỉ định và có thể dễ dàng tíck “hoàn thành” khi thực hiện xong công việc đó.

Để giao việc cho ai đó, bạn hãy thực hiện theo các bước sau

• B1. Mở một tệp Google trên máy tính.
• B2. Đánh dấu văn bản, hình ảnh, ô hoặc trang trình bày mà bạn muốn nhận xét.
• B3. Để thêm một nhận xét, hãy chuyển đến thanh công cụ và nhấp vào biểu tượng Thêm nhận xét
• B4. Nhập nhận xét của bạn.
• B5. Trong nhận xét của bạn, hãy thêm địa chỉ email (có @ hoặc + ở trước) của người bạn muốn giao.
• B6. Nhấp vào hộp bên cạnh phần "Giao cho [tên]"
• B7. Nhấp vào phần Giao.

Người mà bạn đã giao mục hành động sẽ nhận được một email.

4. Tự động thực hiện các nhiệm vụ lặp lại với Macro

Macro là một tính năng mới của Google Sheets, giúp ta tăng tốc các phép toán trên bảng tính bằng cách học thuộc và tự động làm theo thao tác chỉ với một cú nhấp chuột hoặc tổ hợp phím tắt. Chị em có thể thiết lập một macro để nhanh chóng sắp xếp số liệu, thông tin theo các tiêu chí khác nhau mà không cần tốn nhiều công sức!

Tạo macro:

• B1. Trên máy tính, hãy mở một bảng tính tại trang sheets.google.com.
• B2. Ở trên cùng, hãy nhấp vào mục Công cụ => Macro => Ghi macro.
• B3. Ở dưới cùng, hãy chọn loại tham chiếu ô mà bạn muốn macro sử dụng:

Sử dụng tham chiếu tuyệt đối: Macro sẽ thực hiện các thao tác trên đúng ô mà bạn ghi. Ví dụ: nếu bạn in đậm ô A1, macro sẽ chỉ in đậm ô A1 bất kể bạn nhấp vào ô nào.

• B4. Sử dụng tham chiếu tương đối: Macro sẽ thực hiện các thao tác trên ô bạn chọn và các ô lân cận. Ví dụ: nếu bạn ghi lại thao tác in đậm các ô A1 và B1 thì macro này có thể được dùng để in đậm các ô C1 và D1 vào lúc khác.
• B5. Hoàn tất việc mà bạn muốn ghi. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào mục Lưu
• B6. Đặt tên cho macro, tạo lối tắt tùy chỉnh và nhấp vào mục Lưu

Lưu ý: Khi bạn tạo một macro trong Google Trang tính, Apps Script sẽ được tạo. Để chỉnh sửa Apps Script này, ở trên cùng, hãy nhấp vào mục Công cụ Trình chỉnh sửa tập lệnh.

Hy vọng với những mẹo nhỏ google sheet này, các bạn sẽ làm chủ được bộ công cụ thần thánh này và phát huy hết cỡ năng lực của mình nhé. Và nếu như bạn đang cần một bộ máy tính văn phòng giá tốt, chất lượng hoàn hảo thì đừng ngần ngại gọi ngay cho Vi Tính Miền Nam để được hỗ trợ tận tình nhé!

------------------

<Xem thêm>>: 8 lưu ý khi chọn mua máy tính văn phòng

Vi Tính Miền Nam – Đơn vị cung cấp, thi công hệ thống máy tính văn phòng uy tín, chất lượng với chi phí hấp dẫn nhất thị trường miền nam nói chung và Hồ Chí Minh nói riêng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi khi quý khách có nhu cầu đầu tư, nâng cấp cấu hình máy tính - pc văn phòng của mình. Đội ngũ nhân viên tư vấn sẽ hỗ trợ quý khách một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ

MÁY TÍNH/PC VĂN PHÒNG – VI TÍNH MIỀN NAM

• Hotline: 0984.741.740
• Địa chỉ: 47 Bàu Cát, Phường 14, Quận Tân Bình, TPHCM
• Email: vitinhmiennam.com@gmail.com
• Facebook: @vitinhmiennam